انطلاقا من التعريف الذي بينه الفصل 58 يتضح أن محاسبة المواد تتعلق بجميع الممتلكات المنقولة غير العقارية سواء كانت مستهلكة أو غير قابلة للاستهلاك.
أما العمليات التي أشار إليها الفصل 58، ولم يحددها بحكم أن المرسوم الملكي هو نص عام فقد حددتها نصوص خاصة.
وقد أسست هذه النصوص لنظام محاسباتي خاص بالمواد.
وقد أسست هذه النصوص لنظام محاسباتي خاص بالمواد.
المواد والأدوات:
حيث أشار الفصل 58 من المرسوم السالف الذكر والنصوص الخاصة الأخرى إلى أن المحاسبة المادية تخص صنفين من المواد والأدوات:- المواد المستهلكة أو سريعة التلف.
- المواد القابلة للجرد.
وثائق ومستندات المحاسبة المادية:
تدخل ضمن هذه العينة المواد المستهلكة، والمواد والأدوات التي تقـل قيمتها النقدية عن عشرة دراهم مهما كان نوعها حتى ولو كانت غـير مستهلكة أو سريعة التلف، ويقتضي مسك المحاسبة المادية لهذه المواد، الوثائق والمستندات التالية:
- سندات الطلب.
- سندات التسلم والتسليم.
- بطاقات المزودين.
- بطاقات المخزون.
- شواهد الإبراء والتحمل.
- سجل الخزين أو سجل الدخول والخروج لمواد وأدوات الخارجية.
- سجل الخازن بالداخلية.
- سجل الخزين بالخارجية.
- دفتر الاستهلاكات اليومية بالداخلية.
- البرنامج الأسبوعي للتغذية.
- ورقة الاتصال للحارس العام للداخلية.
- وضعية الباقي بالخزين.
يشمـل هذا الصـنف: الأدوات والتجهيزات التي تفوق قيمتها المالية 10 دراهم شريطة أن لا تكون من قبيل المواد القابلة للاستهلاك أو سريعة التلف.
سـجلات ووثائق مسك المحاسبة:
ويقتضي مسك هذه المحاسبة السـجلات والوثائق التالية:
- سجل الدخول والخروج:
وتقيد به جميع الأدوات والتجهيزات فور تسلمها مع مراعاة التخصيص حـيث تعطى لها أرقام ترتيبية للتسجيل حسب تواريخ تسجيلها.- سجلات الجرد:
لقد حددت الدورية رقم 2050 المشار إليها سلفا عدد سجلات الجرد في ستة تصنيفات:
1- السجل (A):
ويخصص للتجهيزات والأدوات المدرسية: كراسي، طاولات، سبورات، مكاتب، مقاعد فردية وغيرها من الأدوات والتجهيزات.
2- السجل (B):
ويخصص للخزانات المدرسية، وتقيد به الكتب المدرسـية والترفيهـية والمراجــع والمجلات والوثائق الدراسية.
3- السجل (C):
ويخصص المختـبرات، وتقيد به جميع الأدوات والتـجهيزات المخبرية سـواء تـعـلقت بعلوم الحياة والأرض أو العلوم الفيزيائية والكيميائية.
4- السجل (D):
ويخصص لأدوات وتجهيزات المعامل بمؤسسات التـعليم التقني من آليات وماكينات وغيرها من الوسائل.
5- السجل (E):
ويخـصص لأدوات التعليم العام، وتقيد به جميع الوسائل والتجهيزات التعليمية التي تتعلق بتدريس مواد التعليم العام كالفرنسية والعربية والاجتماعيات والتربية البدنية وغيرها من المـواد الدراسية.
6- السجل (I):
وتقيد به التجهيزات والمعدات الخاصة بالقسم الداخلي.
تدون التجهيزات والأدوات والمعدات القابلة للجرد بهذه السجلات حسب التخصص، وتعطى لها أرقام تسلسلية تبتدئ مـن رقم 1 إلى ما لانهاية بالنسبة لكل سجل وتكون هذه الأرقام متبوعة بالحرف الـذي يرمز للسجل المختص مثلا: - (15/ أ) - ويعني أن الأمر يتعلق بتجهيز مدرسي أو (20/ج) يعني تجهيز مخبري.
تعبأ بطاقات الجرد بالنسبة لكـل التجهيزات والأدوات وتتضمن جميع البيانـات المشار إليها أعلاه بالإضافة إلى الأشخاص الذين تكلفوا بتحمل أو استعمال التجهيزات، وتنجز في نسخة واحدة بالنسبة للتجهيزات المدرسية وتجهيزات الداخلية.
أما بالنسبة للتجهيزات الأخرى فتنجز في نسختين يحتـفظ المـسؤول بواحدة منهــا وتسلم الثانية للشخص الذي تكلف بتحمل أو استعمال التجهيز.
السجلات:
بالإضافة الى سجلات وبطاقات الجرد تمسك سجلات و محاضر لتدوين مختلف العمليات المتعلقة بالتجهيزات وذلك حسب الحالات وهي كالتالي:
- سجل ومحاضر الإعارة.
- سجل ومحاضر التحويل.
- محاضر الإتلافات.
- محاضر السرقات.
- محاضر التشطيب.
